I. Chức năng - Nhiệm vụ 

1. Chức năng

- Tham mưu, tổng hợp và đề xuất ý kiến giúp Hiệu trưởng tổ chức quản lý nhân sự HS-SV;

- Triển khai giáo dục tư tưởng chính trị, đạo đức; thực hiện chế độ chính sách;

- Tổ chức các hoạt động ngoại khóa của HS-SV

2. Nhiệm vụ

• Quản lý giáo dục toàn diện học sinh-sinh viên:

1. Tổ chức tiếp nhận HS-SV trúng tuyển vào trường. Quản lý hồ sơ HS-SV. Phân lớp, chỉ định ban đại diện lớp mới, làm thẻ HS-SV. Xử lý những trường hợp HS-SV không đủ điều kiện và các thủ tục, hồ sơ vào trường và trong quá trình đào tạo;
2. Quản lý giấy di chuyển nghĩa vụ quân sự và phối hợp với Ban chỉ huy quân sự của địa phương rà soát, kiểm tra, xác nhận các đối tượng được tạm hoãn nghĩa vụ quân sự theo kế hoạch hàng năm;
3. Chủ trì trong việc tổ chức khám sức khoẻ cho HS-SV mới vào trường, khám sức khoẻ định kỳ cho HS-SV trong thời gian học tập theo quy định, làm thủ tục thôi học cho những trường hợp không đủ tiêu chuẩn sức khoẻ để học tập. Phối hợp triển khai công tác bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn cho HS-SV, phối hợp với các cơ quan bảo hiểm, các phòng, ban có liên quan giải quyết các trường hợp HS-SV bị ốm đau, tai nạn, rủi do;
4. Chủ trì và phối hợp các phòng, khoa, tổ chức “Tuần sinh hoạt công dân HS-SV” vào đầu khoá, đầu năm học cho HS-SV. Tuyên truyền giáo dục pháp luật, chính trị tư tưởng, phòng chống tệ nạn xã hội, nếp sống văn hoá ... và các hoạt động ngoại khóa khác của HS-SV;
5. Chủ trì trong việc trong việc xếp hạng HS-SV theo từng kỳ học, năm học, giai đoạn và kết thúc khoá học theo quy chế hiện hành;
6. Thanh tra, kiểm tra, cập nhật hàng ngày việc học tập và rèn luyện của HS-SV ở giảng đường. Phối hợp với GVCN tiếp phụ huynh HS-SV;
7. Chủ trì việc tính học bổng và đề nghị cấp học bổng, trợ cấp xã hội, miễn giảm học phí... Theo dõi, đôn đốc việc đóng học phí và các khoản phải đóng khác của HS-SV. Đề nghị xử lý những HS-SV không đóng học phí đúng quy định;
8. Chủ trì và phối hợp với các Khoa: Đề nghị Hiệu trưởng biểu dương khen thưởng tập thể và cá nhân HS-SV đạt thành tích cao trong học tập và rèn luyện; những HS-SV nghèo, khó khăn, HS-SV nghèo vượt khó, vùng sâu - xa, ... Kiến nghị các hình thức kỷ luật đối với những HS-SV vi phạm nội quy, quy chế. Giải quyết các thủ tục hành chính để chuyển các học sinh sinh viên bị thi hành kỷ luật ở mức độ đình chỉ học tập, buộc thôi học về địa phương. Quản lý, theo dõi tiến trình thực hiện các quyết định trên của HS-SV;
9. Phối hợp với phòng đào tạo tổ chức kiểm tra và đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, chương trình học tập, thực tập, thi và kiểm tra học phần, môn học, học kỳ, lên lớp, thi chuyển giai đoạn và thi tốt nghiệp cho các lớp, khoá học;
10. Chủ trì và phối hợp với Phòng Đào tạo và các Khoa, Phòng, Ban liên quan tổ chức cho HS-SV tham gia thi HS-SV giỏi, HS-SV nghiên cứu khoa học, xét cấp học bổng khuyến khích tài năng cho những HS-SV xuất sắc trong học tập và nghiên cứu khoa học;
11. Chủ trì và phối hợp với Đoàn TNCS Hồ Chí Minh, Hội sinh viên và các phòng chức năng tổ chức tạo điều kiện cho HS-SV tham gia các hoạt động văn hoá, văn nghệ, thể dục thể thao, các câu lạc bộ sở thích và các hoạt động giải trí lành mạnh khác. Định kỳ tổ chức các cuộc tiếp xúc, đối thoại trực tiếp giữa lãnh đạo nhà trường với HS-SV, làm đầu mối giải quyết và trả lời khiếu nại của HS-SV;
12. Phối hợp với các phòng, ban liên quan giải quyết các thủ tục hành chính cho HS-SV chuyển trường; Phối hợp với các đơn vị chức năng cấp bằng tốt nghiệp và các hồ sơ giấy tờ khác cho HS-SV tốt nghiệp và kết thúc giai đoạn (phòng Đào tạo chủ trì);
13. Phối hợp với các Khoa quản lý, đánh giá hoạt động của GVCN.

• Thực hiện công tác quản lý HS-SV nội trú:

14. Phối hợp với Ban Bảo vệ thường xuyên thanh tra, kiểm tra, giáo dục, xử lý hoặc đề nghị xử lý kỷ luật những HS-SV vi phạm nội quy, quy chế KTX;
15. Xây dựng kế hoạch kiểm tra các hoạt động cụ thể trong ký túc xá như: Thời gian tự học, thời gian ăn uống, nghỉ ngơi vui chơi giải trí, sinh hoạt phòng ở, trong KTX...;
16. Tiếp nhận đơn xin ở nội trú của HS-SV, xem xét và bố trí chỗ ở cho HS-SV trong ký túc xá, kiểm tra HS-SV trong việc chấp hành quy chế nội, ngoại trú, kiến nghị xử lý các trường hợp vi phạm;
17. Quyết định danh sách HS-SV được ký hợp đồng nội trú, HS-SV được ở ngoại trú, làm thẻ HS-SV nội trú;
18. Ký thực hiện hoặc hủy bỏ hợp đồng nội trú theo đúng quy chế HS-SV và quy định của trường;
19. Điều chuyển chỗ ở của HS-SV trong khu nội trú phù hợp với điều kiện của trường và điều kiện kinh tế của HS-SV ...;
20. Phối hợp với các khoa bình xét điểm rèn luyện của HS-SV. Thường xuyên thông báo thông tin về HS-SV cho Ban giám hiệu và các đơn vị liên quan để kịp thời giải quyết và giáo dục HS-SV;
21. Phối hợp với Đoàn TN và các Khoa tổ chức các hoạt động ngoài giờ trong khu KTX;
22. Đề xuất với hiệu trưởng về việc thu, chi các khoản tiền liên quan đến hoạt động nội trú;
23. Lập danh sách và đôn đốc việc nộp tiền nhà, tiền điện, nước và các khoản thu khác (nếu có) của HS-SV trong KTX;
24. Quản lý các phòng nội trú của HSSV khi được Nhà trường giao như: nhà ở, trang thiết bị nội thất KTX;
25. Phối hợp Ban bảo vệ đảm bảo an ninh trật tự trong khu KTX, thường xuyên kiểm tra, phát hiện, ngăn ngừa các hành vi vi phạm nội quy, quy chế, vi phạm pháp luật trong khu vực KTX.
26. Tổ chức, điều hành hoạt động của hệ thống an ninh tự quản trong KTX;
27. Tổ chức, quản lý các loại dịch vụ, khu vui chơi giải trí trong khu nội trú;
28. Trực tiếp liên hệ với các cơ quan an ninh, bảo vệ, dân phòng trong việc giải quyết những vấn đề an ninh trong KTX;
29. Tổ chức HSSV nội trú làm vệ sinh môi trường KTX;

• Đối với công tác quản lý HS-SV ngoại trú:

30. Xây dựng kế hoạch và triển khai đến HS-SV về việc chấp hành trật tự, trị an, nếp sống văn hoá, ... ở địa phương (trong phạm vi quyền hạn được giao phải tích cực tham gia với chính quyền địa phương để bảo vệ an ninh của HS-SV);
31. Cùng với Ban bảo vệ chủ động phối hợp với chính quyền địa phương nơi trường đóng trong việc giữ gìn trật tự an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, nhất là trong quan hệ HS-SV của trường với HS-SV trường khác và với nhân dân địa phương nơi trường đóng. Phối hợp xử lý nghiêm minh và kịp thời các vụ việc vi phạm quy tắc bảo vệ trật tự trị an;
32. Tổ chức gặp mặt định kỳ (ít nhất 03 tháng một lần) HS-SV ngoại trú để cung cấp những thông tin về nhà trường, địa phương, lấy ý kiến của HS-SV về công tác HS-SV ngoại trú;
33. Tham gia giao ban định kỳ với chính quyền địa phương nơi có nhiều HS-SV của trường ngoại trú;
34. Theo dõi, cập nhật thường xuyên danh sách, địa điểm những HS-SV ở ngoại trú. Giao tiếp với chủ nhà để cùng ký cam kết đảm bảo an toàn cho HS-SV, đảm bảo đúng pháp luật trong quan hệ giữa chủ nhà với HS-SV;
35. Kết thúc học kỳ, năm học thu giấy nhận xét của địa phương đối với HS-SV ngoại trú về việc chấp hành pháp luật nhà nước, quy định của chính quyền địa phương, những thành tích đóng góp, những vi phạm của HS-SV để làm căn cứ cho việc đánh giá điểm rèn luyện.

II. Cơ cấu tổ chức phòng

* Lãnh đạo Phòng:

Thạc sỹ Nguyễn Thành Long Trưởng phòng

Thạc sỹ Nguyễn Văn Hưng Phó trưởng phòng

* Đội ngũ chuyên viên: 

Cử nhân Vũ Thị Định

Thạc sỹ Hoàng Thị Hà

Cử nhân Phạm Văn Hoàn

Thạc sỹ Nguyễn Thị Lan Hương

---