Phạm Thị Hồng Hạnh, Đỗ Thị Lan Hương

                                                                           (Phòng KHCN-ĐN)

HORENSO là một phương pháp giao tiếp đặc trưng của Nhật Bản, rất đơn giản nhưng hiệu quả, giúp giảm thiểu tình trạng mù mờ thông tin, xóa dần các hiểu lầm không đáng có trong trao đổi thông tin trong công việc. Đối với người Nhật, HORENSO không chỉ là một phương pháp truyền thông liên lạc nội bộ khi làm việc nhóm, mà còn là một nét văn hóa đặc trưng của quốc gia.

HORENSO là gì?

HORENSO được hiểu như công cụ giao tiếp trong công sở được áp dụng nhằm mục đích tối ưu hóa hiệu quả giao tiếp. Giao tiếp ở công sở khác với giao tiếp thông thường trong cuộc sống. Sử dụng tốt công cụ HORENSO sẽ giúp tối ưu hóa giá trị của tổ chức.

Tại sao HORENSO?

HORENSO giúp chúng ta tương tác tốt với đồng nghiệp. Đồng nghiệp là người dưới cấp, cùng cấp hoặc trên cấp. Bằng cách tương tác với đồng nghiệp, chúng ta hoàn thành công việc, tạo cơ hội thăng tiến cho bản thân và người khác. Không ai có thể thành công mà không tương tác. 

Bản chất của HORENSO là gì?

• HOKOKU: BÁO CÁO

 Thời điểm báo cáo: Khi kết thúc công việc được giao. Với những công việc có hạn dài bạn nên báo cáo tiến độ trong khi thực hiện công việc. Nếu có thay đổi gì trong quá trình thực hiện công việc thì phải báo cáo. Khi thu thập được thông tin gì mới hoặc khi bạn tìm thấy một phương pháp mới và cải tiến mới cho công việc hoặc  khi gặp vấn đề cũng nên báo cáo.

Phương pháp báo cáo tốt: Báo cáo theo định kỳ, nội dung thông tin chính xác, đầy đủ, văn phong lịch sự, tôn trọng người nhận tin. Tin xấu báo trước. Thông tin báo cáo có tuyển chọn, phân tích và có đưa ra giải pháp. Trường hợp khẩn cấp chúng ta có thể báo cáo bằng miệng. Thông thường báo cáo bằng văn bản: Nếu nội dung phức tạp khó hiểu chúng ta có thể dùng đồ thị, đồ họa, hình vẽ….để miêu tả cho dễ hiểu. Tùy theo nội dung, bạn có thể Báo cáo bằng Email...

Phương pháp báo cáo không tốt: Báo cáo ngẫu hứng, thông tin thiếu chính xác, văn phong thiếu tôn trọng người nhận tin. Nội dung báo cáo ít thông tin. Tin tốt báo trước.Thông tin mang tính thống kê, nhiều khi chỉ hỏi để tham khảo.

• RENRAKU: LIÊN LẠC

Phương pháp liên lạc tốt: Đối với việc đơn giản hay cần gấp thì có thể liên lạc bằng miệng, điện thoại, fax… và chỉ nói những điểm cần thiết nhanh và kịp thời (realtime). Khi cần liên lạc với nhiều người: Có thể sử dụng cuộc họp buổi sáng, cuộc họp kết thúc trong ngày hoặc dùng bản tin hoặc email nội bộ để thông báo. Những viêc liên quan tới phương châm, cải tiến chất lượng, rút kinh nhiệm lần sau….thì nên sử dụng văn bản để liên lạc.

Phương pháp liên lạc không tốt: Liên lạc quá dài dòng, khó hiểu, mất nhiều thời gian. Liên lạc những việc không liên quan tới công việc hiện tại; Sử dụng phương pháp email, chat khi đang ngồi gần nhau; Những thông tin cần liên lạc ngay thì lại để lâu mới thực hiện. Nội dung cần phổ biến rộng thì khi liên lạc thì lại ít người biết. Liên lạc theo ngẫu hứng không cân nhắc thời điểm liên lạc.

• SODAN: THẢO LUẬN (BÀN BẠC)

Phương pháp thảo luận, bàn bạc tốt: Tuỳ theo tính chất công việc cần thảo luận, tuy nhiên nên thảo luận đông người vì mỗi người có một cá tính, phong cách riêng, có kinh nghiệm, kỹ năng giải quyết vấn đề khác nhau. Ghi nhận các ý kiến đóng góp. Khuyến khích các cá nhân trong cuộc họp tham gia phát biểu. Mục đích buổi thảo luận phải rõ ràng, ai cũng nắm bắt được. Sau buổi thảo luận có quyết định cuối cùng về giải quyết vần đề, mọi người tuân thủ theo quyết định.

Phương pháp thảo luận, bàn bạc chưa tốt:  Ít người tham gia thảo luận, hoặc nhiều người có quan điểm và cách làm giống nhau. Không ghi nhận các ý kiến đóng góp, chưa suy nghĩ kĩ đã bác bỏ ngay lập tức. Đến thảo luận, bàn bạc, nhưng hầu như không ai biết mục đích. Sau thảo luận không có quyết định cuối cùng, mỗi người làm một hướng.

  ***

  Việc thực hiện tốt HORENSO sẽ giúp cho công việc đạt được hiệu quả cao, phát huy tính chủ động, nâng cao tinh thần trách nhiệm trong công việc, mối quan hệ giữa sếp và nhân viên cũng trở nên gần gũi hơn, toàn thể nhân viên và ban điều hành cùng chung sức vì mục tiêu chung của công ty, tinh thần đoàn kết được nâng cao. Tuy nhiên, thực hiện tốt HORENSO không hề dễ dàng chút nào. Thực tế rất dễ nhìn thấy rằng nhiều nhân viên khi mắc phải lỗi, thay vì báo cáo với cấp trên để đưa ra giải pháp thì lại che giấu lỗi đó vì sợ bị mắng, sợ trừ lương,… mà không nghĩ xa hơn rằng lỗi của mình có thể làm ảnh hưởng đến hoạt động của toàn công ty. Với người Nhật họ nói lời xin lỗi, nhận lỗi không phải là đang tự hạ mình, mà đó chính là bệ đỡ đưa mình lên một bước tiến mới, thêm vào đó còn giúp những người khác tránh mắc những lỗi giống mình. Để thực hiện tốt HORENSO tính tự giác, sự chân thành, trung thực, không ngại nhận lỗi khi mắc sai lầm thực sự rất quan trọng.

Nhắc đến HORENSO nhiều người nghĩ nó được áp dụng trong quy mô doanh nghiệp. Tuy nhiên, với hoạt động nhóm, hay trong cách ứng xử, giao tiếp cá nhân trong cuộc sống hàng ngày cũng có thể áp dụng một cách linh hoạt. Nói đến đây, hẳn có nhiều người nghĩ những việc như trên thực hiện thì quá đơn giản, nhưng sự thực không phải như vậy. Những người có thể hoàn thành suất sắc việc HORENSO không phải là nhiều. Vậy để có thể áp dụng HORENSO một cách tối ưu nhất, ngay bây giờ chúng ta hãy bắt tay vào áp dụng nó, ban đầu là việc liên lạc khi đi làm muộn và báo cáo khi làm xong việc (làm xong sớm hãy báo cáo ngay đừng ngồi giải chí, đọc báo)…

Hiện nay, 5S, Kaizen, PDCA đã trở thành văn hóa của trường Cao đẳng Công nghiệp Phúc Yên, đó là những điểm mạnh mà các cá nhân trong nhà trường đã đồng lòng thực hiện để PCI trở thành môi trường học tập tốt nhất cho người học. Do vậy, Nhà trường hy vọng HORENSO - văn hóa giao tiếp công sở cũng sẽ được đón nhận, dần hình thành và phát triển trong văn hóa công sở, văn hóa giáo dục cho cán bộ, giảng viên, giáo viên, học sinh sinh viên toàn trường trong thời gian ngắn nhất, để PCI tiếp tục khởi sắc và phát triển bền vững trong hiện tại và những năm tiếp theo./.

       Tài liệu tham khảo

[1].

[2]. //tientoantai.wordpress.com/2015/01/11/horenso-dac-trung-van-hoa-giao-tiep-trong-cong-so-nhat

[3].

[4]. .

[5].